学习、使用和借鉴意义。因此，管理、使用好这些视频资料，成为学校的一项重要工作。学校应该建立起符合自身实际需求的、科学化的视频资料管理体制，从而保障视频资料的安全和高效利用。
加强视频资料存储介质保护
用于存储视频资料的介质主要是磁带、光盘、硬盘等。只有保护好这些存储介质，才能保护好其存储的视频资料。因此，保护好视频资料的存储介质是一项非常重要的工作，也是一项日常的基础性工作。
笔者对山东省10所重点中学及10所高校进行了相关调查，发现这些学校均累积了相当数量的模拟信号格式和数字信号格式的磁带视频资料，有70%以上磁带中的视频资料尚未做数据化文件存储。调查发现，这些学校对磁带的管理参差不齐、标准不一，总体来说这项工作比较薄弱。所以，学校在视频资料管理工作中首先要高度重视存储介质的保护工作，特别是磁带的保护工作。磁带的完好无损是对其中视频资料进行数据化文件存储和再利用的前提和保障。根据工作实践经验，笔者认为对视频资料存储介质的管理应注意两个方面。
1.保障适宜的存放和使用环境
一是保证适宜的存储温度和湿度。根据磁带等存储介质的使用说明，保存和使用磁带等存储介质的温度在l5℃～25℃之间，湿度控制在40%RH～60%RH之内。温度过高或过低都可导致磁带掉磁或磁盘读写错误。介质应放置在远离热源、无阳光直射且通风良好的地方，不宜放在温差变化较大的地方，以避免其热胀冷缩，产生变形等。湿度对介质的影响也很大，湿度过大，磁带就容易受潮，导致磁带之间发生粘连；光盘盘面上会产生霉变，导致数据不能正常读取。二是保持环境清洁，防尘防磁。空气中的灰尘如果沾附在磁带上，会导致信号损失，还会增加磁带间的磨损，增加对录放机磁头的磨损；光盘上灰尘多了，也会出现读写错误，损伤碟机等问题；硬盘里进入灰尘则会影响散热，发生读写错误或损伤元器件。因此，磁带等介质在每次使用后要及时放入盒中并放置在专用橱柜内，且用透气性好的软布盖好。强磁场会对磁带、硬盘造成损坏，干扰磁迹，导致视频信号或数据受损。因此，磁带、硬盘不可与能够产生磁场的电器设备放在一起。
2.遵守正确的操作规范
磁带在每次使用后要及时放入与之匹配的包装盒内，并竖立放置。这样一方面可发挥带盒的支撑、减震作用，另一方面也可方便查找、取用；对于不常使用的磁带，在使用完毕之后，应把其回卷至带端位置（带头或带尾），这样可防止供带盘和收带盘之间的磁带因长期受张力而引起形变，同时也可起到防尘防潮的作用；长期不使用的磁带，通常每四至五个月倒带一次，至少一年倒一次。这样做可以释放磁带层与层之间的压力，避免其产生变形，而且在绕带时能够在带层之间形成新的空气膜，减小带层间的摩擦，避免粘连；标签应该贴在磁带上的指定区域，标注格式要统一、明确，并按标签进行归类放置，便于查找和使用。
对于光盘的使用操作，应该时刻保持盘面清洁，避免划伤；当查找资料取用光碟时，尽量避免接触盘面；光盘在不使用时，应置于与之适配的硬塑料盒内并竖立放置，且按统一的规范进行编号以便检索；不要在盘面上粘贴纸张来做标记，因为读碟时的高温高速会使贴纸翘起或脱落，从而损坏碟机。工作人员可以用记号笔直接把信息记录在盘面上，或者把信息记录在一个便签上，把它与光盘一起放在光盘盒内。
使用电脑硬盘、移动硬盘等存储介质时需要特别注意的就是防止计算机病毒的侵入，一旦感染了病毒，介质中数据资料的安全就会受到严重威胁。所以存储视频资料的硬盘要专用，不能再同时存储其他的数据文件，定时进行病毒查杀，还要做好数据备份，全方位保障视频资料的安全。
实现视频资料的数据化文件存储
视频资料的数据化文件存储是指某段视频资料通过计算机软件和硬件的处理后，以计算机文件的形式存储于硬盘等介质中。这种视频文件用计算机进行管理和使用，可以进行无数次无损复制、传输或格式转换等，并能够实现永久性保存。无论模拟格式还是数字格式的视频信号，在磁带上记录的都不是计算机数据文件，不能由计算机直接处理，要想查找或者采集某段视频资料，必须通过走带的方式去实现，检索和使用效率较低。随着保存时间和使用次数的增加，磁粉会逐渐脱落，导致视频信息的损失。学校可根据实际情况及时跟进视频技术的发展，通过多种方式实现视频资料的数据化存储，从而提高视频资料的检索和使用效率。
1.将磁带中的视频资料采集成数据化文件
通过计算机，利用视频采集软件和硬件将模拟信号格式磁带和数字信号格式磁带中的视频资料采集存储为数据化的文件，便于今后的管理和使用。
由于模拟信号自身的特性，较之数字信号，它更容易受到各种因素的影响而出现失真、干扰等问题，因此模拟信号格式磁带的视频采集工作要优先进行。由于较早的机型及配件现在都已停产，如果与之适配的录像机出现故障，可能都无法进行维修，那么磁带内的视频资料就再也采集不出来了，这部分磁带就彻底失去了保存和使用意义。所以，对那些存放时间久远的、记录模拟信号格式的磁带，要立即启动抢救工作，把其中的视频资料采集成数据化的文件加以存储。
数字信号格式的磁带记录的是视频图像的数字化信息，抗干扰能力较模拟信号强得多，但磁带本身也会因为保存时间、使用次数和环境的影响而产生老化，所以也应该尽快采集成数据化的文件加以保存。
无论使用何种类型的摄像机、无论设备如何先进，工作人员都应该把当天摄制的视频素材及时地进行采集和整理，提炼出有保存和使用价值的视频资料，并把它们存储为数据化的文件，不要再产生新的积累，否则以后的采集工作会更加繁重。
2.适时更新视频制作设备
随着视频技术的发展，以磁带为记录载体的视频制作领域渐渐收缩，磁带正被半导体存储卡（SD、P2、MS等）或磁盘（光盘、硬盘）取而代之。卡式、盘式摄录机可以直接以数据文件的形式记录视频信号，而且能够设置录制多种不同码率、不同信号质量的视频格式；可在电脑上直接读取这些视频文件，可使用非线性编辑软件更加直观、快速、无损地剪辑；比磁带机操作起来更加便捷，避免了机械走带等部位的机械故障；避免了因磁带或磁头被粉尘污染而发生的信号损失情况；对视频资料的整理和保存以及检索利用将会更加便捷。除了使用新型的摄录设备之外，还要及时地对计算机非线性编辑软、硬件进行升级，以满足日益增加的、更高水平的视频处理需求。
不同于媒体、广告公司等传媒机构，学校由于自身性质和实际需求，其视频制作设备更新相对滞后，各学校之间发展也极不平衡。根据《2010中国高校媒体发展报告》调查发现，91.5%的高校有报纸；90.2%的高校有广播；75%的高校有新闻网；58%的高校有电视台。这说明学校在视频制作方面还相对弱势，因为较之报纸、广播，视频的制作更加依赖于软硬件设备，需要更多的资金投入，对于以教学或者科研为重的学校而言，视频制作设备的投入是非常有限的。
所以，为了长远利益，学校更应该利用好有限的资金，结合自身实际，适时对现有拍摄、编辑等设备逐步进行更新换代。根据笔者对山东省20所学校的调查显示，50%的中学及70%的高校已经引入了卡式或盘式摄录机及其配套的软硬件设备。磁盘式摄像机在这些学校里并未完全淘汰，仍在继续使用，目前这些学校正处于设备升级的过渡时期。设备的更新换代，使得视频可以直接存储为数据文件，极大地提高了视频资料的管理和使用效率。
3.选好、用好数据文件存储介质
各种类型容量的光盘、存储卡、硬盘等都可以作为视频资料数据文件的存储介质。但在学校里用于存储视频资料数据化文件的介质主要是单面单层的DVD光盘（4.7G）和大容量的硬盘（500G以上），它们兼顾了存储容量和价格，而且性能稳定，使用便捷。蓝光盘也是很好的选择，目前市场上主流产品容量在20G～25G，但其价格比普通DVD光盘要高得多，读取和刻录速度较慢，可在将来技术和条件更加成熟的时候考虑使用。以下是不同类型的存储介质对不同视频格式的记录时间（见下表）。
从上表中我们发现，DVD光盘（4.7G）尽管容量小，但是仍可以容纳2小时左右的720×576像素的DVD标清视频，它适合于存储学校制作的电视成品节目、课堂教学、会议全程录像等内容。在DVD光盘内存储的视频资料最好是同一类型的，比如说一张盘片可以存放十余期校内新闻，或者存放1～2场课堂教学录像，新闻节目和课堂教学录像不要混合存放，那样不利于光盘的编目和检索。对于非常重要和利用率较高的视频资料，可用高质量的视频格式来记录，从而得到高质量的数据化文件，如重大活动、重要领导来访、校园景观、学生DV作品等。这些视频资料由于占据的存储空间比较大，适宜选择大容量的硬盘来存储。所以，使用何种存储介质要根据视频资料的价值和实际需要来决定，充分发挥出各类存储介质的自身优势。
4.引入媒体资产管理系统是最佳方案
磁带存储、光盘存储、硬盘存储等方式虽然也可以使视频资料得到有效地保存，但随着数量的不断增多，其保养和维护的难度也将越来越大，并且检索工作也将越来越烦琐，常用素材的频繁使用更会带来介质的磨损和信息的丢失。媒体资产管理系统可为综合解决上述问题提供一个最佳方案。
媒体资产管理系统就是对各种类型的视频资料、音频资料、文字、图表等媒体资料，进行数据化存储、编目管理、检索查询、下载利用、信息发布等进行全面管理的一套软硬件系统。当前，媒体资产管理系统在市级（含市级）以上电视台的应用较为普遍。但是通过对山东省20所学校的调查发现，引入媒体资产管理系统的学校非常少，高校中仅山东大学和聊城大学拥有该系统，中学均尚未引进。调查发现，并非媒体资产管理的理念没有被学校接受，更多的是因为该系统的造价较高。根据市场调查情况，大部分公司的中小型媒体资产管理系统的造价在15万元以上。其实，学校可以根据实际需求量身定做，把成本降到最低，并合理利用，使效率达到最高。
（1）对该系统进行精简。媒体资产管理系统一般由服务器，上传、下载工作站，编目、检索工作站，交换机，磁盘阵列，磁带库或光盘库及其相关软件等部分组成，可以提供在线存储、近线存储和离线存储三种存储模式。经过实践研究，这三种模式可相互结合起来运用。学校在引入该系统时，可以根据自身的工作实际，对一些软件及硬件设备进行简化，保留必需的，满足当前及将来一段时间的需求即可。可以把上传、下载工作站合二为一，编目、检索工作站合二为一，甚至可以把上传、下载、编目、检索等功能集中到一个工作站上。学校也可先考虑进行在线存储，用磁盘阵列作为存储介质，去掉其近线和离线存储设备，以后需要扩大存储量或具备条件时再引入近线或离线设备，如磁带库、光盘库等。经过精简之后，该系统的成本会大大降低。
（2）科学使用，提高效率。要有计划地对视频资料进行分级存储。引入媒体资产管理系统后，下一步的工作就是如何把磁带中的视频资料进行数据化的采集存储或导入光盘、移动硬盘等之中。由于各学校视频资料数量不同，所以应该结合自身实际，有步骤、有计划地进行分级存储。
常用视频资料使用在线存储。在线存储是指把视频资料通过计算机采集到磁盘阵列等在线设备上，以便随时进行直接、实时、快速的访问。可以把经常使用的资料存储于在线设备中，比如校园风光、教学科研、学生活动、重大会议等，由于做新闻节目和专题片时这些资料的使用频率很高，把它们存储于在线设备中，以便快速检索和调用。
非常用视频资料应迁移到近线设备中。学校中大多数视频资料是作为档案存储的，使用频率并不高，而它们却占据着相当大的存储空间，如果也把它们一直存放于在线设备中，会造成存储空间的短缺和数据读取速度的降低，所以应该在媒体资产管理系统存储管理软件中设置好迁移策略，把使用频率不高的资料定期从磁盘阵列中迁移到磁带库或光盘库等近线设备中存储，或导出到数据流磁带或刻录成蓝光盘作为离线存储。
用离线存储方式对视频数据资料进行备份。可以用数据流磁带或蓝光盘对在线设备中的视频数据进行备份，以保障数据的安全。同时在计算机系统中创建磁带或光盘的索引信息，这样既备份了数据，又能够方便以后的检索和使用。
建立视频资料科学化管理制度
学校视频资料管理是一项全面而系统的工作，需要立足长远，建立一套科学规范的管理制度。
1.人员保障制度
视频资料存储管理工作需要专职人员负责，而且对人员素质要求较高。首先，工作人员必须了解视频资料的基本信息，从而能够顺利地进行采集、整理、编目；其次，工作人员必须有过硬的专业素质和敏锐的观察力，并不是所有的视频素材都需要保存，应该选择那些典型的、有特色的，或者高质量、有使用价值的视频素材加以保留；再次，工作人员需要按部就班、持之以恒地进行该项工作，对新拍摄的素材、新生产的节目需要及时地整理和保存。视频资料管理是一项非常耗费时间和人力的工作，工作人员必须仔细认真、高度负责。所以，学校应该制定人员保障的相关制度，要涉及人员素质标准及要求、职责分工、培训制度、监督制度、考核制度等，从而在人员上保证视频资料管理工作高质高效地进行。
2.技术操作规范
学校视频资料科学化管理工作是一项持续性、系统性的工作，工作流程中涉及技术层面的具体操作环节要有明确的规范和要求。比如将磁带中的视频资料采集为数据文件时，要有详细的操作步骤和注意事项；视频素材整理过程中要留哪些、留多少、质量上达到何种标准，除了主观因素外，也要有一定的客观依据；如何对磁带和光盘进行保养和清洁，应有具体的操作说明；视频数据文件应该采用何种规则来命名和归类编目等。工作中涉及的具体技术操作环节，都应该有明确的要求和规范。
3.日常性管理制度
在人员和技术层面上有了制度保障之后，还需要一些管理性的制度。如整理的视频资料是否符合要求，谁来审查，如何审查；他人如需要使用资料，要通过哪些步骤来获取；磁带中视频资料采集的优先顺序，每天的采集的数量等具体任务要求；工作室日常的安全、卫生检查等，这些日常性的工作都应该有相应的制度来进行规范，以保证视频资料管理工作有序、稳步地推进。
学校视频资料的管理是一项具有重大意义和价值的工作，也是一项非常艰巨的系统性工作。加强视频资料存储介质的保护是基础，视频资料的数据化文件存储是关键，科学化的管理制度是保障。学校应该高度重视起来，结合自身实际制定科学、完善的视频资料管理方案，以实现对视频资料的长期安全存储和高效利用。
注：此篇论文加入山东省教育厅高校人文社科研究计划项目“高校精品课程的有效应用研究”，题号：J09WL07
（作者单位：山东聊城大学新闻中心）