摘 要:文章根据设备档案管理中的多年实践。全面阐述了设备档案管理在科研生产工作中的地位和作用。结合固定资产投资项目档案验收的经验,对如何提高设备档案管理质量进行了分析、归纳。
关键词:设备档案;档案管理;档案验收
南京机电液压工程研究中心(以下简称南京中心或中心)承担的高新工程建设项目,总投资达5亿多元,仅设备购置及安装费用就近2亿元。从2001年挂牌成立到2007年底通过国家正式验收,项目投资数额大、建设周期长,形成的文件资料数量多、种类杂。主观上讲,南京中心是厂、所合并成立的新单位,对工程的硬件建设非常重视,但对档案资料的软件建设认识不足。重视不够,档案人员缺乏项目档案验收工作的经历,中航档案馆在2007年8月对南京中心进行档案预验收时,提出了300多条问题。虽然经过3个多月的整改,最终通过验收,但档案归档和验收的过程非常值得认真总结,这对提高南京中心的档案管理质量有着重要的指导作用。
一、对设备档案管理地位、作用的认识
设备档案是指在设备研制、购置、安装调试、使用维护和改造过程中形成的、应当归档保存的图样、表格、文字、数字、声像等各种载体形式的文件资料。设备档案直接反映了设备的购置概况、技术性能、运行状况,是设备维修、技术开发和改造升级的重要凭证,也是单位固定资产的“账本”Z--。因此,设备档案在企事业单位中处于重要地位,对摸清家底,防止资产流失和为科研生产提供有效服务等方面都具有重要的作用。在大型军工单位中,设备档案的利用率往往高于其他科技档案的利用率。如南京中心在调迁过程中,为整合现有资源、节约资金,对不少旧设备进行了升级改造。工程实施过程中,设备档案的利用率多达上百卷次,为设备升级改造提供了详细的原始技术状态参数和信息支持,使设备改造的技术成熟度和设备使用性能大大提升,而设备改造成本大幅度降低,充分发挥了设备档案管理和设备档案应用所产生的技术经济效益。
二、对提高设备档案管理质量的认识
(一)加强学习培训力度,树立全员参与意识
一个单位档案管理水平的高低,从一个侧面反映出该单位管理水平的高低;一个单位档案人员的素质、业务水平的高低,也从一个侧面反映出该单位全员的素质和业务水平的高低。提升档案资料的管理水平,必须加强从业人员的学习培训力度,及时掌握档案管理的最新业务动态,跟进管理工作的前沿,为领导决策层和科研生产人员掌握、跟踪国内外发展动态和发展趋势提供准确的情报和各种信息。航空工业档案馆为提高项目档案管理水平,多次举办固定资产投资项目档案管理培训班,中心领导高度重视,派出多批人员参加业务培训。在参加系统培训的同时,档案管理人员应不断加强自身学习,引入现代管理理念和现代化办公工具,改进工作流程,树立起服务科研生产的大局意识,使档案管理工作成为连接各个服务层面的纽带。
设备档案管理是多层次、多因素、多变量的工作,需要各部门广泛协同、通力合作,突破过去分工严格的界限,形成全员参与、彼此合作的良好环境。设备档案工作人员要树立整体观念,调整工作思路,实现向“提前介入、合同约束、过程参与、同步验收”新的管理方式的转变。
(二)设备档案的管理流程再造
随着中心调迁任务的完成,组织机构得到了调整和完善。基建处和技改处合并为技改建设处,负责技改建设项目的实施和管理工作,其中工艺设备的实施,严格按中心规定[2003116号《军品型号工程技术改造项目工艺设备实施细则(暂行)》执行,由技改建设处组织设备使用单位、设备及技术主管部门共同完成,财务部负责技改资金的筹措与管理。设备档案实行统一管理、分级保管、分阶段收集归档。本着谁主管、谁形成、谁承办的原则,各部门配备专(兼)职人员,负责本职责范围内文件的编制、收集和整理。对文件资料收集中存在的问题,由技改建设处召开专题会议,分析原因,明确责任,督促相关部门及时收集归档。其流程如下:计划、选购阶段的依据性文件,由技改部门收集整理;设备开箱验收时,档案部门直接参加并现场收回随机资料;委托第三方的计量检测报告,由计量部门负责收集整理;设备安装调试验收阶段的调试报告、精度检测报告和试车记录,由使用部门负责收集整理。在设备档案的形成过程中,档案部门发挥牵头组织作用,制定出可操作性强的设备管理办法和要求,明确归档职责、归档范围、归档时间,定期对设备档案形成部门的档案管理进行监督、指导与检查。随时把握设备档案管理状态,使档案收集、整理、归档做到组织落实、职责明确、管理到位。
(三)重视合同约束的作用
借助合同的法律约束力,增强档案管理的严肃性,借助财务决算的经济手段,增强档案的及时性。签订设备合同协议时,明确档案移交的各项要求,并预留适当的质量保证金。支付设备款时,必须有档案部门对档案资料的确认,财务部门才能付款。中心在非标设备的管理中充分运用合同的约束力,档案部门编制了《非标设备文件成套性和归档要求》,技改部门在与承制单位签订合同时,对资料归档要求作为合同附件加以明确,对必须提交的文件以及文件编制的内容做了详细的说明,对文件形成的责任主体做了明确的规定,并提出验收标准,使承制单位编制文件依据明确、标准统一,避免了文件在内容编制上五花八门、粗制滥造的现象,使非标设备文件资料达到规范要求。
(四)明确归档范围,把握收集重点,有效归档资料档案
设备档案具有很强的专业性,除具备一般档案的基本特点外,还具有综合性、动态性和内容多样性的特点。国防科工委斛技工业设备仪器档案管理办法》中对外购设备仪器、自制设备仪器、计算机管理系统软件、特种设备的文件材料归档范围和保管期限做出了明确规定,档案人员应按要求把握重点,广泛收集,有效集中。设备资料的形成主要有以下几个阶段:计划选购阶段、开箱验收阶段、安装调试鉴定阶段和运行及维护修理阶段。计划选购阶段主要归档调研报告、技术考察报告、经济技术可行性分析报告、购置申请表和招标、投标、评标、中标文件、采购合同、技术协议及会谈纪要,进口设备采购过程中有关商务文件、进口代理协议、报关单和发票等。国防gt-x委要求固定资投资项目子项单台(套)价格100万人民币或10万美元以上的设备仪器,必须进行招投标实施。招标及评审目的,就是为了保证设备购置做到公开、公正、诚信、择优,杜绝因个人因素或腐败作风导致产品质量得不到保证,国家利益蒙受损失,因此招投标文件应重点收集。合同及协议中明确了双方的法律责任,特别在与生产厂家发生纠纷时显得尤为重要,应完整收集。文件应尽量归档原件,开箱验收阶段主要归档装箱单、出厂合格证书(进品设备多为质保单)、设备出厂(几何)精度检验单、设备图样、使用维护手册、说明书、商检及索赔文件等。安装调试阶段主要归档安装调试计划、安装基础图、电气接线图、设备进厂精度
(几何)检验单,安装调试记录、检定证书、设备验收报告等文件,重点收集设备精度检验单、质量检定报告和设备验收报告。另外,重大设备的预验收要求、验收报告对遗留问题的处理结果,收集资料时容易遗漏,档案人员应加以注意。设备运行维护修理阶段主要归档设备维护保养和安全操作手册、设备使用检修记录、事故分析报告和固定资产移交清单等。
(五)提前介入、过程参与、同步管理
设备档案的产生时间跨度长,阶段性明显,从申购、论证、购买到设备投入使用,经手的职能部门和人员比较多,给档案的归档和系统管理带来一定难度。设备档案的提前介入、过程参与和同步管理是实现档案系统、完整、准确的关键。档案人员应改变被动接收的传统封闭的管理模式局面,提前介入到设备管理之中,对设备形成的文件进行全过程跟踪,做到事前指导、过程参与、事后把关,把握全局主动权。外购设备开箱验收时,应通知档案部门到现场参加设备开箱,档案部门一定要抓住这一关键环节,做好文件材料的检验,填写《设备仪器开箱验收单》,及时将随机的装箱单、出厂合格证、操作手册、使用说明书、软(光)盘等及时收集归档。进口设备需要设备产地进行预验收的,由参加预验收人员将预验收报告和技术培训报告带回,档案部门要督促归档。非标设备在验收前,应将文件资料交档案部门审核,检查资料是否完整、准确。航空工业档案馆对非标设备设计输出文件的编制提出了具体要求(调试大纲、调试报告、研制工作总结、验收报告、使用维护说明书),调试大纲的内容应有调试试验的依据、试验项目、内容、方法以及合格判定的准则,一般需要使用方会签;调试报告中试验数据必不可少的,试验操作人员应签署完备。研制总结中应对关键技术及技术的拓展的可能性作深入论述;验收报告不能光有结论,要对合同和协议中条款的履行情况做出评价,设备调试的最终性能指标是否符合要求,供需双方共同签署结论意见,需要时以备忘录形式明确。档案部门对资料中存在的问题及时汇总,报技改建设处,由主管人员对缺项资料进行补充收集,同时督促实施单位按照工作节点及时归档,确保设备验收时,档案资料规范、完整、准确,实现项目工程与档案管理同步进行。
(六)严把档案验收关
国家规定总投资在亿元以上的项目,必须通过国家固定资产投资项目竣工验收,其中档案以单项验收的形式进行,未经档案验收的项目不得进行项目竣工验收。设备档案是项目档案验收的重要组成部分,档案部门要抓住关键,通过自检整改、预验收和验收三个环节,从以下几个方面层层把关,严格审核,为项目竣工验收打好基础:
1.依据初步设计批复及调整批复的建设内容,检查项目的执行情况。固定资产投资项目设备档案验收时,签订合同未到货或到货未调试的尾工工程必须小于总投资的5%。项目没有实施,就不可能形成档案。档案验收的作用之一就是监督、检查项目的执行隋况,保证国家固定资产投资按计划进行、按批复落实。
2.参照《国防科技工业设备仪器档案管理办法》中的附件设备仪器文件材料归档范围和保管期限参考表,根据设备采购合同或协议中有关文件资料要求的条款,审查合同或协议约定的供货方应提供的文件资料是否已按要求提供,检查设备最终的验收报告、验收备忘录,审查归档文件资料的签署是否齐全。特种设备制造单位的资质证明,网络集成公司的保密资质证明、网络集成方案及方案评审资料、计算机软件的许可协议,非标设备的设计输入、输出文件等需要重点查验。严格资料审核,杜绝造假文件,达到验证、鉴定工程质量的目的。
3.设备档案整理编目按单台(套)整理的原则,依照设备文件材料形成的流程,将文件材料进行系统整理,组成若干个案卷。将最能反映设备仪器购置概况的文件材料。如申购报告、批复文件、论证报告、招投标文件、采购合同等排放在各卷之首,技术文件按设备工作秩序及重要程度依次排列,图样、说明书可单独组卷保管,组卷完成后要经专人审卷。
近年来,通过固定资产投资项目档案验收,规范了基本建设和设备仪器档案工作,促进了档案技术基础管理工作,使单位整体档案管理水平有了较大的提升。档案管理是一项严谨细致的工作,建立完善各项管理制度和工作流程,是做好档案管理工作的必要条件,档案管理人员要加强学习,不断提高业务工作能力和水平,使南京中心的档案管理质量不断提高,为科研生产提供有效的资料、信息支撑和服务。
参考文献
[1]文航空工业档案馆,航空工业设备仪器档案管理办法,2006,
[2]国防科工委国家档案局,国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法,2007.