【摘要】教学管理工作在整个教学环节中有着举足轻重的地位，因此作为教学管理工作的关键执行者——教学秘书的工作的质量和效率直接关系到教学质量。本文从教学秘书的工作职能出发分析，探讨教学秘书应具备业务能力、工作意识和态度，旨在分享如何做好教学秘书管理工作的方法与途径。
【关键词】教学秘书；管理工作；方法与途径
【中图分类号】G647.2
高等院校的教学工作可划分为教学的实施和管理，在两类工作当中，教学秘书都扮演着重要的角色。教学实施工作当中，教学秘书是沟通学生与老师的桥梁，处于教学工作的最前沿；在教学管理工作当中，有大量的工作直接需要教学秘书承担。因此教学秘书的工作质量和效率直接关系到教学质量。而由实际工作经验发现，教学秘书工作环节多，内容繁杂。教学秘书如何更好地发挥这个重要的作用，更好地为教学服务，是一个值得探讨的命题。笔者将从教学秘书的工作职能出发，分析教学秘书应该具备的业务能力、工作意识和态度，并简单分享如何做好教学秘书管理工作的方法与途径。
一、工作职能
通常来说，教学秘书工作的职责包括以下内容：
（一）各项教学工作的管理者和组织落实者
教学管理工作包括教学运行管理、日常教务工作管理、学籍管理、教学档案管理、教师上课情况及工作量的管理等工作。比如，在各学期开学前和开学初期，教学秘书需要协调学院各专业负责人，帮助他们制订学生专业培养方案，合理安排课程，这包括课程的学时数、学分数、主讲教师及考核方式等；并及时将专业培养方案的相关信息上报校教务处，以便统一安排。各课程正式启动后，教学秘书需要及时了解和掌握课程的运行情况，当教学过程中出现问题时，教学秘书需要积极、及时地应对，协助处理解决。
（二）教学领导的助手和参谋
在教学管理中，需要有相当多的判断和决策。在这些决策中，教学秘书虽然不是直接决策者，但需要为负责决策的教学领导提供必要的准确的信息、依据和建议，以帮助他们做出最佳的决策。为此，教学秘书平时需要搜集、整理各种信息和资料，才能在必要时提供足够的信息支持。
（三）教学管理方面的规章制度的沟通桥梁
围绕教学管理的规章制度，教学秘书是最必不可少的沟通桥梁，这包括下达和上传两层含义。下达，指教学秘书承担着向师生员工宣传学校和相关主管部门制定的各项规章制度的职能。当学校和上级主管部门有教学管理相关文件下发时，往往会组织教学秘书会议，教学秘书需要做好会议记录并向分管领导转达会议精神，并通过书面或网络的形式将文件和精神传达到师生。上传，指教学秘书需要征求和听取师生对教学管理工作的意见和建议，及时反馈给分管领导和教务处。
（四）教学、科研、教师和学生的服务者
教学秘书工作融综合性管理与服务于一体。除了上文提到的教学上的协助管理职能，教学秘书还要为科研服务，为学生服务。为科研服务，指教学秘书既需要协助各导师做好项目、课题申报工作；为学生服务，指为学生的学习、科研和生活创造良好的环境。
二、应具备的素质
基于上述工作职能，教学秘书不仅需要有能够应对繁多工作的业务能力，还需要有良好的工作态度和意识。
（一）业务能力
1. 决策能力
作为管理者，教学秘书需要有判断能力。这意味着，当教学秘书面对多个意见或方向时，能够有理有据地选出最优或相对最优的意见或方向，并坚持果断地去执行它。
2. 协调能力
教学秘书是联系“教”与“学”的纽带，因此需要有协调多方的能力。这里的多方协调，包括与母体大学的协调，在职能部门之间和领导之间协调，在行政与教学工作协调，在师生之间协调。
3. 统筹时间能力
教学秘书工作繁多，因此教学秘书需要能够有效管理自己的时间。笔者建议可每学期、每周、每天根据自己的工作任务，整理出工作计划，并按计划记录工作进度，这样可帮助自己合理安排工作任务次序，提高时间的利用率，避免因繁杂的任务导致自己失去方向，造成的时间浪费。
4. 自我控制能力
教学秘书由于需要协调多方，因此必须有良好人际关系。所以，对教学秘书而言，正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。这要求教学秘书在日常工作中要沉着、冷静、宽容和耐心，善于控制自己的情绪，客观分析问题，一直能和善地与人共事。
5. 处理好工作中被动性与主动性关系的能力
教学秘书工作的輔助地位决定了它的被动性，这体现作为领导的帮手和教务处的助手，教学秘书往往随时需要按领导的指示办事。但教学秘书亦需要有自己的主动性，不能仅仅被动接受任务，很多管理工作和服务工作必须主动去承担，能够主动提出切实可行的建议和创新性的方案，到位但不越位，充分发挥教学秘书在教学管理中的参谋和智囊作用。
（二）工作态度和意识
1.热爱工作岗位
教学秘书要热爱自己的岗位和事业，事事高度负责，一丝不苟。不过由于教学秘书工作往往比较冗杂，因此教学秘书需要充分意识到自身工作的重要性，在工作岗位上才能保持饱满的工作热情和积极性。
2.高度责任心
教学秘书多项工作关乎正常的教学秩序，具有高度的重要性，如果没有责任意识，麻痹大意，轻则影响工作效率和工作质量，重则造成严重的教学事故。因此教学秘书必须时刻保持高度的责任心，时刻做到尽心、尽力、尽责。
3.勤于记录
教学秘书工作繁杂，所以需要勤于记录，避免忙中出错，或者避免遇到推诿时责任切分不清。因此笔者建议对每项工作的由来、去向、是否已落实都做好清晰记录。
4.学习意识
知识经济时代，信息瞬息万变、知识更新不断加快。一个称职的教学秘书需要学习教学管理相关专业知识和各种辅助管理知识，如教育心理学、教育管理学、教育哲学、高等教育学等，不断调整、更新自己的知识结构，才能与时俱进。
5.创新意识
随着知识更新加快，教学政策也在不断地更新变化，这需要教学秘书具有创新精神和创新意识，不能因循守旧。教学秘书可将教学管理实践与理论研究相结合，借鉴其他高校的创新管理成果，在自己的工作岗位中不断创新，为领导提供教学管理的新鲜意见和建议。
综上所述，教学秘书作为管理者、服务者、沟通桥梁和参谋，在教学工作中扮演着重要的角色。教学管理工作无小事，因此，教学秘书必须在实践工作中不断锻炼自己的工作能力，并且培养并保持住应有的工作态度和意识，把最优质的服务提供给广大师生，使教学管理保持旺盛生命力。
参考文献：
【1】任世存. 教学秘书如何获得职业幸福感[J]. 秘书. 2015（02）
【2】陆瑜芳. 秘书的定位、换位和越位[J]. 秘书. 2015（06）